Theo đó, Quy chế này quy định về quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi là Hệ thống QLVBĐH) theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 7 Quyết định số 28/2018/QĐTTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước

Đối tượng áp dụng gồm các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan đến Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản điều hành trên địa bàn tỉnh.

Hệ thống QLVBĐH là hệ thống phục vụ công tác quản lý, lưu trữ, xử lý văn bản, hồ sơ công việc điện tử trong cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.  Nguyên tắc quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành  đó là tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được xử lý trên Hệ thống QLVBĐH (trừ văn bản Mật)

Các thông tin tài khoản đăng nhập, mật khẩu và các thông tin trao đổi hợp pháp của các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức thông qua Hệ thống QLVBĐH được đảm bảo bí mật theo quy định của pháp luật.

Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, phát hành, lập hồ sơ điện tử và lưu trữ văn bản điện tử phải tuân theo nguyên tắc được quy định tại Điều 5 và tại khoản 1 Điều 40 của Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15; các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông tin, an toàn, an ninh thông tin và văn thư, lưu trữ. Dữ liệu, thông tin truyền tải trên Hệ thống QLVBĐH được định kỳ sao chép, lưu trữ theo các quy định.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử phải được cập nhật thường xuyên, kịp thời vào Hệ thống QLVBĐH; bảo đảm chính xác, thống nhất với hồ sơ giấy; việc quản lý, sử dụng và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định của Nhà nước.

Theo Quy chế, nội dung văn bản điện tử phải bao gồm phần nội dung chính cùng toàn bộ tài liệu, hồ sơ kèm theo, đồng thời bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và an toàn dữ liệu trong suốt quá trình gửi, nhận và lưu trữ. Văn bản không đáp ứng yêu cầu hoặc gửi nhầm nơi nhận phải được trả lại ngay, các dấu hiệu bất thường phải được báo cáo kịp thời. Tất cả văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày ký hoặc muộn nhất vào buổi sáng ngày làm việc tiếp theo; văn bản khẩn phải ghi rõ mức độ khẩn và được trình xử lý ngay khi tiếp nhận. Sau khi tiếp nhận, nếu giá trị pháp lý được đảm bảo, văn bản điện tử phải được xử lý ngay, không chờ văn bản giấy. Hệ thống cập nhật tự động trạng thái từ tiếp nhận đến xử lý và phát hành.

Quy trình tiếp nhận văn bản đến được quy định rõ. Bộ phận văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký văn bản trên Hệ thống theo đúng tại khoản 2 Điều 21 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cập nhật đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

Với văn bản giấy, văn thư phải số hóa từ bản chính, ký số cơ quan theo quy định và đăng ký văn bản như tiếp nhận văn bản điện tử đến. Hồ sơ giấy số lượng lớn sẽ được chuyển trực tiếp cho cá nhân, đơn vị xử lý. Sau khi văn thư trình văn bản đến, lãnh đạo cơ quan, đơn vị phân công người xử lý chính, người phối hợp hoặc xem để biết. Người xử lý chính có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, cho ý kiến xử lý hoặc soạn thảo văn bản tham mưu lãnh đạo xử lý kịp thời; người phối hợp gửi ý kiến cho người xử lý chính; đối với văn bản xem để biết, cá nhân xác nhận văn bản đã được đọc để kết thúc quá trình xử lý văn bản

Đối với nhiệm vụ xử lý và phát hành văn bản đi, quy chế cũng quy định, cá nhân xử lý văn bản có trách nhiệm soạn thảo dự thảo văn bản đi theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. Trình dự thảo văn bản đã hoàn thiện tới lãnh đạo được phân công phụ trách xem xét trước khi trình lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký ban hành. Trường hợp phải phối hợp xử lý, chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp; tiếp thu ý kiến để hoàn thiện dự thảo

Đối với Lãnh đạo cơ quan, đơn vị thì có trách nhiệm xem xét, cho ý kiến và ký số ban hành văn bản trên Hệ thống. Lãnh đạo cũng có thể ủy quyền phân công xử lý và giám sát tiến độ xử lý văn bản trong cơ quan.

Văn thư khi nhận được văn bản đã được người có thẩm quyền ký bản chính thức và chuyển trên Hệ thống QLVBĐH, thực hiện cấp số, ghi thời gian của văn bản đi, ký số cơ quan và phát hành văn bản theo quy định; Thực hiện đóng dấu, phát hành văn bản giấy (nếu có) và phát hành văn bản điện tử theo quy định; đối với các văn bản có phụ lục kèm theo, phải đính kèm đủ các phụ lục của văn bản và phải thực hiện ký số các phụ lục theo quy định

Quy chế yêu cầu việc luân chuyển, xử lý văn bản điện tử trên Hệ thống QLVBĐH trong nội bộ cơ quan, đơn vị do thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định bằng quy chế cụ thể hoặc quy trình nội bộ, bảo đảm tuân thủ theo quy trình khép kín từ khâu tiếp nhận đến khâu xử lý và kết thúc; xác định rõ trách nhiệm của từng tập thể, cá nhân về chất lượng, tiến độ và khối lượng công việc.

Bên cạnh đó, quy chế cũng yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử thực hiện theo các quy định tại điểm d khoản 4 Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các văn bản có liên quan. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác. Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành; cập nhật các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống QLVBĐH.

Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

Người lập hồ sơ có trách nhiệm: rà soát, thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ

Hệ thống sử dụng tên miền https://qlvbdh.vinhlong.gov.vn. Văn bản điện tử phải trình bày theo thể thức Nghị định 30/2020/NĐ-CP…

Đơn vị quản lý và vận hành Hệ thống QLVBĐH có trách nhiệm tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng, quản lý, quản trị kỹ thuật Hệ thống QLVBĐH; đảm bảo kết nối, trao đổi văn bản điện tử với Chính phủ và bộ ngành Trung ương, các địa phương ngoài tỉnh theo quy định. Đồng thời, bảo đảm việc trao đổi dữ liệu giữa hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của lưu trữ lịch sử với Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của lưu trữ cơ quan qua Hệ thống QLVBĐH.

Các cơ quan, đơn vị sử dụng các Hệ thống QLVBĐH phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về khai thác sử dụng, quản lý, vận hành, kết nối liên thông đảm bảo Hệ thống QLVBĐH vận hành ổn định, thông suốt phục vụ tốt cho việc gửi, nhận văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị theo quy định.

Sở Khoa học và Công nghệ được giao vai trò chủ trì hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc việc triển khai; kiểm tra chức năng Hệ thống trước khi nâng cấp; quản lý tài khoản quản trị; xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp hạ tầng; trực vận hành và xử lý sự cố 24/7; kết nối chia sẻ dữ liệu theo Nghị định 278/2025/NĐ-CP; và lập dự toán kinh phí hằng năm…

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 09/12/2025. Quyết định này bãi bỏ Quyết định số 37/2018/QĐ-UBND ngày 04 tháng 9 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre về việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn tỉnh Bến Tre; Quyết định số 2067/QĐ-UBND ngày 08 tháng 9 năm 2023 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc ban hành Quy chế gửi nhận, xử lý, lập hồ sơ công việc và lưu trữ văn bản điện tử qua Hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long.

Ngọc Hân – Nguồn Quyết định số: 314/2025/QĐ-UBND